Nell’attività di accreditamento degli eventi e dell’offerta formativa un ruolo fondamentale è svolto dal Comitato Scientifico, che rappresenta l’organo tecnico-consultivo che supporta STUDIO ER CONGRESSI SRL nella definizione di linee strategiche e nella valutazione dei progetti formativi da attuare.
Il Comitato Scientifico è composto da esperti di documentata capacità ed esperienza nel campo della formazione clinico – scientifica e rappresentativo di diverse professioni sanitarie, che ne garantisce le competenze andragogiche, clinico-assistenziali, tecniche e scientifiche nei settori disciplinari delle attività ECM che eroga.
Il Comitato Scientifico di STUDIO ER CONGRESSI SRL si riunisce periodicamente (in forma plenaria o in sedute mirate per singoli argomenti o aree tematiche) e tali riunioni vengono registrate in appositi verbali.
All’interno di queste riunioni, il Comitato Scientifico provvede anche a designare i Responsabili Scientifici dei singoli eventi.
Il piano formativo di STUDIO ER CONGRESSI SRL si origina a seguito dell’analisi dei fabbisogni formativi che viene guidata dal Comitato Scientifico, che definisce le proposte formative da inserire nel piano formativo, validando il piano formativo stesso dal punto di vista scientifico.
L’analisi dei fabbisogni formativi consiste quindi nel “diagnosticare" il bisogno che necessita di intervento formativo per la formazione continua delle figure professionali in ambito sanitario ed i metodi utilizzati sono i seguenti:
STUDIO ER CONGRESSI SRL eroga eventi formativi in qualità di Provider ECM a contatto con Discenti, dai quali giungono direttamente informazioni relative ai fabbisogni formativi utilizzando differenti fonti quali:
le schede di qualità percepita compilate dai Discenti durante gli eventi
appositi questionari proposti ai Discenti durante gli eventi
interviste mirate condotte a tipologie determinate di potenziali fruitori degli eventi formativi proposti in occasione dei corsi erogati
STUDIO ER CONGRESSI SRL eroga i propri eventi formativi in sinergia con partner Scientifici che operano a contatto con il mondo sanitario e che dunque possono fornire utili ed autorevoli considerazioni circa i bisogni formativi da colmare. Periodicamente vengono attivate – generalmente in previsione della definizione del piano formativo e tramite l’utilizzo di appositi questionari– forme di comunicazione con tali Partner.
Il Comitato Scientifico di STUDIO ER CONGRESSI SRL esegue una continua attività di studio del panorama scientifico nazionale, valutando i bisogni formativi individuati da Opinion Leader del settore sanitario e contenuti all’interno di pubblicazioni di carattere scientifico, nonché dalle pubblicazioni emesse da Società Scientifiche, Enti ed Istituzioni.
Di seguito si riporta il flusso delle attività svolte dal Comitato Scientifico propedeutiche alla validazione del Piano Formativo.
Il Comitato Scientifico di STUDIO ER CONGRESSI SRL analizza le informazioni ottenute dalle singole fonti di rilevazione dei fabbisogni formativi e giunge alla emissione del proprio Piano Formativo, inserito nell’apposito portale istituito dalla Commissione Nazionale ECM (0TUwww.agenas.itU0T) entro il 10 dicembre di ogni anno, che richiede i seguenti elementi:
titolo dell’evento e tipologia formativa
luogo e data di erogazione dell’evento
durata in ore, numero massimo di partecipanti e crediti formativi assegnati
professioni dei destinatari cui è dedicato il corso ed obiettivo formativo
Responsabile Scientifico
presenza di eventuali Sponsor
Per quanto riguarda gli eventi formativi definibili come “extra piano formativo” (cioè gli eventi erogati durante l’anno ma non inseriti nel piano formativo), STUDIO ER CONGRESSI SRL provvede sempre a richiedere una valutazione al Comitato Scientifico, comprensiva anche della designazione del Responsabile Scientifico dell’evento stesso, tramite differenti modalità quali:
riunioni periodiche del Comitato Scientifico
conference call
comunicazioni via e-mail
La modalità viene scelta sulla base anche delle tempistiche di inserimento dell’evento all’interno del portale agenas.it
Quando, nell’ambito della pianificazione dell’offerta formativa emerge la necessità di progettare uno specifico evento, STUDIO ER CONGRESSI SRL attiva il processo di progettazione, esposto nei dettagli in Figura seguente, affidando il progetto ad un Responsabile Scientifico dedicato, che funge da “garante” tecnico-scientifico dell’evento: in particolare valuta la capacità dell’evento formativo progettato di soddisfare i requisiti in ingresso della progettazione, confrontandosi se necessario con il Comitato Scientifico.
Il Responsabile Scientifico, con il supporto concreto del Responsabile di Progetto interno di STUDIO ER CONGRESSI SRL, ha il compito di coordinare l’attuazione ed il completamento di tutte le attività di progettazione pianificate, assicurando l’esecuzione delle verifiche, del riesame e della validazione ed avvalendosi di apposito piano di progetto (elemento che permette di tenere sotto monitoraggio l’avanzamento dei vari progetti).
I riesami e le verifiche vertono sull’architettura, sui contenuti, sul modello didattico e andragogico del progetto: queste attività assicurano che i risultati del processo di progettazione siano coerenti con i requisiti in ingresso, ed in particolare che quanto man mano sviluppato sia in grado di soddisfare i fabbisogni formativi dei Discenti.
Tale attività può essere svolta avvalendosi di sondaggi o test mirati a potenziali fruitori dell’evento.
Il momento della validazione “documentale” del progetto comprende i seguenti elementi relativi al singolo evento formativo progettato:
obiettivi formativi e target dei destinatari;
metodi di offerta e promozione;
modello didattico e tecniche andragogiche;
tipologia dei contenuti e programma del corso;
tempi di erogazione;
metodi di valutazione post-erogazione
risorse umane e risorse materiali.
La validazione documentale dell’evento viene inoltre riportata sul portale 0TUwww.agenas.itU0T nella sezione “eventi definitivi”, almeno 30 giorni prima dell’erogazione dell’evento stesso, che richiede i seguenti elementi.
Evento residenziale
Elemento |
Note |
Titolo |
Titolo dell’evento |
Sede |
Indicando l’indirizzo completo della sede dell’evento |
Periodo |
Indicando i giorni in cui svolgerà l’evento |
Durata |
Indicando la durata in ore |
Obiettivo formativo |
Sulla base dei nuovi obiettivi formativi emanati col regolamento |
Crediti |
Indicando i crediti assegnati all’evento |
Programma |
Programma dell’evento completo dei CV in formato breve dei relatori e dei loro dati |
Tipologia |
Evidenziare la tipologia dell’evento (congresso, simposio conferenza seminario, corso di aggiornamento tecnologico e strumentale, corso pratico finalizzato allo sviluppo continuo professionale, corso di aggiornamento o addestramento, etc) |
Responsabile Segreteria |
Occorre indicare i dati della funzione che tiene i contatti con i Dicenti che intendono partecipare all’evento |
Professioni |
indicare le professioni dei destinatari cui è dedicato il corso |
Responsabile Scientifico |
Occorre allegare il Curriculum Vitae del Responsabile Scientifico in formato europeo, firmato in forma autografa e con firma digitale |
Rilevanza dei relatori |
Indicando se locale, regionale, nazionale ed internazionale |
Lingua |
Indicando se italiano o se in lingua straniera |
Quota partecipazione |
Indicando se a titolo gratuito o oneroso la partecipazione |
N° max partecipanti |
Sulla base della tipologia di evento e della sede prevista |
Verifica di presenza |
Tramite Firma di presenza, Schede di valutazione dell’evento firmate dai partecipanti o Sistema elettronico a badges |
Apprendimento |
Tramite questionario, esame orale, esame pratico, prova scritta |
Materiale durevole |
Indicando il tipo di materiale didattico (slides, pubblicazioni, etc) |
Sponsor e finanziatori |
Allegando anche copia dei contratti di sponsorizzazione |
Partner |
Indicando eventuali partner scientifici, logistici, tecnologici ed allegandone il contratto di collaborazione |
Evento FAD
Elemento |
Note |
Titolo |
Titolo dell’evento |
Periodo |
Indicando il periodo in cui sarà on line l’evento FAD o erogato l’evento residenziale |
Durata |
Indicando la durata in ore |
Obiettivo formativo |
Sulla base dei nuovi obiettivi formativi suddivisi per obiettivi di sistema, di processo e tecnico-professionali |
Programma |
Programma dell’evento completo dei CV in formato breve degli autori e dei loro dati |
Crediti |
Indicando i crediti assegnati all’evento |
Tipologia FAD |
Evidenziando la tipologia dell’evento FADb (cartacea, tramite piattaforma, con uso di CBT, videoconferenza / streaming,etc) |
Dotazione hardware e software |
Campo che permette ai possibili fruitori di conoscere le dotazioni necessarie al corretto svolgimento del corso FAD |
Responsabile Segreteria |
Occorre indicare i dati della funzione che tiene i contatti con i Dicenti che intendono partecipare all’evento |
Professioni |
indicare le professioni dei destinatari cui è dedicato il corso |
Responsabile Scientifico |
Occorre allegare il Curriculum Vitae del Responsabile Scientifico in formato europeo, firmato in forma autografa e con firma digitale |
Quota partecipazione |
Indicando se a titolo gratuito o oneroso la partecipazione |
Verifica di apprendimento |
Tramite questionario, esame interattivo, esame pratico, prova scritta |
Materiale durevole |
Indicando il tipo di materiale didattico (slides, pubblicazioni, etc) |
Sponsor e finanziatori |
Allegando anche copia dei contratti di sponsorizzazione |
Partner |
Indicando eventuali partner scientifici, logistici, tecnologici ed allegandone il contratto di collaborazione |
Accesso piattaforma FAD |
Spazio che permette di fornire alla Commissione ECM i codici di accesso all’evento FAD |
La validazione “operativa” del progetto viene invece effettuata a seguito dell’erogazione dell’evento, sulla base dei feedback di ritorno da parte dei Discenti e del Responsabile Scientifico, a conclusione dell’evento.
Utili elementi di validazione giungono direttamente dal tutor relativamente alla fruibilità ed alla funzionalità della piattaforma multimediale: questi spunti permettono di apportare le opportune azioni di miglioramento della piattaforma stessa, o durante i corsi residenziali.
A seguito della progettazione dell’evento, STUDIO ER CONGRESSI SRL gestisce la fase di pianificazione, finalizzata a gestire i requisiti progettati per il singolo evento, attività svolta dal Responsabile di Scientifico con il supporto concreto del Responsabile di Progetto.
Il processo di pianificazione dell’erogazione consente di dettagliare gli elementi caratteristici e distintivi di ogni evento ed in particolare
Aspetto |
Note |
Aspetti Logistica FAD |
Gestione della piattaforma effettuando appositi testing per garantire un corretto servizio multimediale agli utenti |
Aspetti logistica RES |
Gestione delle attività logistiche (Sede*, spostamenti, servizi di segreteria catering) e tecniche (supporti audiovisivi, informatici) |
Rapporto discenti |
Promozione dell’evento con predisposizione del materiale promozionale, pre-iscrizione ed iscrizione dei discenti |
Rapporto Autori / relatori |
Reperimento di Curricula Vitae, abstract, autocertificazione conflitto di interesse, materiale didattico |
In questa fase si provvede infine a predisporre tutta la documentazione necessaria alla successiva attività di erogazione degli eventi formativi ECM (test di apprendimento, test di qualità percepita, scheda anagrafica) da inserire direttamente sulla piattaforma FAD o da consegnare cartacei durante i corsi RES.
Durante la preparazione degli eventi FAD e RES STUDIO ER CONGRESSI SRL deve ricordare agli autori/relatori le regole imposte dalla Commissione Nazionale ECM circa le corrette modalità di docenza:
l’attività formativa deve essere obiettiva, equilibrata e non influenzata da interessi diretti o indiretti di soggetti portatori di interessi
eventuali situazione di conflitto di interesse devono essere comunicate ai discenti
l’autore non deve inserire nell’attività didattica pubblicità di qualsiasi tipo per specifici prodotti di interesse sanitario, ed indicare solo i nomi generici di farmaci, strumenti, presidi e non il nome commerciale
l’autore non deve proiettare immagini coperte da diritto d’autore, immagini identificative di farmaci o apparecchiature, e immagini che possano violare la privacy dei pazienti
È compito del Responsabile di Progetto garantire il rispetto da parte di tutti gli autori delle indicazioni sopra riportate nella fase di pianificazione degli eventi FAD e RES.
Durante le attività formative STUDIO ER CONGRESSI SRL deve garantire che la formazione ECM sia esente da influenze di chi ha interessi commerciali nel settore della Sanità.
Per questo motivo devono essere conosciute ed applicate le regole per garantire che l’evento si svolga nel rispetto delle disposizioni impartite dalla Commissione Nazionale ECM quali:
La pubblicità e le attività dello sponsor di qualsiasi genere non devono interferire con l’attività didattica: nell’evento FAD è vietata la pubblicità di qualsiasi tipo per prodotti di interesse sanitario (farmaci, strumenti, dispositivi)
In nessun caso può essere consegnato il materiale scientifico (su supporto cartaceo o informatico) allo sponsor, né l’elenco dei partecipanti
Nel materiale durevole è vietata la pubblicità di qualsiasi tipo per prodotti di interesse sanitario (farmaci, strumenti, dispositivi)
È compito del Responsabile di Progetto garantire il rispetto di tali regole nella fase di pianificazione degli eventi ECM.
STUDIO ER CONGRESSI SRL garantisce l’erogazione degli eventi formativi attivati in forma controllata, nel rispetto delle normativa in tema ECM (Regolamento applicativo dei criteri oggettivi di cui all’Accordo Stato-Regioni del 5 novembre 2009 e per l’accreditamento approvato dalla Commissione nazionale per la formazione continua il 13 Gennaio 2010, e successive Linee Guida per i manuali di accreditamento dei provider nazionali e regionali/province autonome, allegato I, Accordo Stato-Regioni del 19 aprile 2012”)
L’erogazione degli interventi formativi è tenuta sotto controllo in primo luogo dalla presenza del Tutor, che ha anche il compito di ricevere e registrare eventuali segnali di insoddisfazione manifestati dai Discenti, nonché di garantire la gestione degli elementi logistici ed organizzativi dell’evento, con particolare attenzione alle esigenze relative alla fruibilità della piattaforma FAD.
Per garantire l’erogazione dei crediti formativi è necessario che ogni singolo partecipante rispetti le regole di seguito riportate:
è obbligatorio superare la prova finale di apprendimento, valutando che l’attribuzione dei crediti prevede che si acquisisca almeno il 75% degli obiettivi formativi
è obbligatoria la compilazione della scheda di valutazione della qualità percepita in forma anonima
È presente inoltre una apposita istruzione operativa relativa alla corretta gestione delle attività in fase di erogazione dei corsi RES, suddivisa fra discenti, docenti e personale operativo.
Le informazioni derivanti dall’attività di monitoraggio e controllo condotta durante l’erogazione dell’evento permettono a STUDIO ER CONGRESSI SRL di effettuare, col supporto del Responsabile di Progetto (prevalentemente per gli aspetti organizzativi e connessi alla piattaforma multimediale) e del Responsabile Scientifico (prevalentemente per gli aspetti scientifici), un’analisi dei risultati raggiunti dal singolo evento formativo.
In questa sede si valuta se l’evento attivato ha soddisfatto gli obiettivi definiti in fase di progettazione, analizzando le cause di eventuali discrepanze negative e ricercando eventuali spunti di miglioramento. Le risultanze dell’evento sono riportate all’interno del Report, compilato in accordo fra il Responsabile Scientifico dell’evento e STUDIO ER CONGRESSI SRL.
Al termine della fase di erogazione STUDIO ER CONGRESSI SRL, dopo avere accertato la partecipazione, raccolto il giudizio soggettivo di gradimento ed effettuata la valutazione dell’apprendimento provvede alla distribuzione ai Discenti degli attestati attribuzione crediti.
Successivamente, entro 90 giorni dalla chiusura del corso STUDIO ER CONGRESSI SRL provvede all’invio del tracciato XML, che comprende i dati relativi ai partecipanti che hanno partecipato al corso, nonché al pagamento del contributo economico dell’evento.
Tutte le registrazioni inerente l’evento formativo concluso devono essere conservate da STUDIO ER CONGRESSI SRL per almeno 5 anni e devono essere esibiti in caso di eventuali controlli da parte degli Organi competenti al controllo.
È presente apposita check list che viene utilizzata per garantire la correttezza dei dossier cartacei.
STUDIO ER CONGRESSI SRL provvede al termine dell’anno alla redazione di una relazione sull’attività contenente i seguenti elementi:
Elenco eventi realizzati
Confronto tra eventi formativi realizzati rispetto a quelli programmati nel piano formativo
Numero partecipanti per ogni evento comprensivo dell’elenco nominativo
Target partecipanti (professioni/specialità)
Numero partecipanti cui sono stati attribuiti crediti
Rilevazione statistiche finalizzate al miglioramento dell’offerta formativa nei suoi aspetti organizzativi (qualità percepita, implementazione)
Aspetti economico-finanziari
Quantità complessiva delle risorse provenienti dalla sponsorizzazione e dettaglio distinto di ogni singolo evento effettivamente erogato
Eventuali modifiche intercorse negli ultimi trenta giorni prima dell’erogazione dell’evento.
La relazione deve anche contenere la dichiarazione di avere adempiuto agli obblighi informativi circa le indicazioni utile ai discenti per la partecipazione agli eventi e deve essere inviata agli Organi preposti al controllo del sistema di accreditamento.
STUDIO ER CONGRESSI SRL è impegnata in modo continuativo e sistematico nell’individuare le attività o i processi che possono contribuire a migliorare i servizi erogati, l’organizzazione, i risultati raggiunti, nel rispetto di quanto insito nella tipologia delle attività svolte e nella specificità dei servizi, come richiesta dalla norma UNI EN ISO 9001:2008
Per garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati e il miglioramento continuo, STUDIO ER CONGRESSI SRL attua sistematicamente il monitoraggio e il miglioramento del Sistema Qualità attraverso:
Quantificazione ed analisi del grado di soddisfazione dei Discenti
Analisi e monitoraggio del Sistema Qualità, attraverso gli Audit interni
Monitoraggio dell’andamento dei processi individuati e dell’andamento qualitativo dei servizi
Attuazione delle attività previste per la gestione delle non conformità
Analisi dei dati e delle informazioni disponibili circa i prodotti, i servizi, il Sistema di Gestione per la Qualità, le modalità di monitoraggio e –quando possibile- di misura dei processi e dei servizi
Definizione delle responsabilità e delle modalità di attuazione delle azioni correttive
Definizione delle responsabilità e delle modalità di attuazione delle azioni preventive
Analisi dell'efficacia delle azioni correttive e preventive intraprese